Funksjonen PDF-eksport brukes for å generere PDF-filer av arkivplaner som er opprettet på Arkivplan.no. PDF-formatet gir en sikker, historisk lagring av dokumentene. Mer om bakgrunnen for denne funksjonen er å finne i Appendix B: Langtidsoppbevaring av arkivplaner på arkivplan.no. For å få tilgang til PDF-eksporten må du være innlogget i Adminmodulen.

NB! Filvedlegg (f.eks. word, andre pdf filer o.l.) vil ikke bli med i PDF-eksporten. Se tips i kapittel "3.5.3.2 Legg til filer" for hvordan du kan gjøre lenker i PDF-eksporten klikkbare for å forenkle nedlastingsprosessen for bruker.

For å definere PDF-eksporten klikker du på linken i menyen. (rød ring rundt)

MERK !!! PDF–eksporten starter fra det nivået du står på i arkivplanen, og eksporter de underliggende mapper og dokumenter. Eks. står du i mappen arkivserier, eksporteres kun det som ligger under arkivserier osv.

Når du trykker på ikonet PDF–eksport kommer følgende skjermbilde opp:

Legg inn en eller flere e-postadresser, og PDF-filen kommer på e-post til deg i løpet av 5-10 minutter. Denne filen kan så brukers til utskrift eller til langtidslagring som vedlegg til en sak i NOARK-4 godkjent sak -/arkivsystem.

En annen utrekksmulighet er XML-eksport av innhold fra arkivplan.no. Trykk på ikonet XMLeksport
i Administrator delen av arkivplan.no, og en XML-fil med innhold (bilder/tekst),
trestruktur, brukere/roller og endringslogg åpner i et nytt vindu. Trykk på knappen lagre
som… i din nettleser, og lagre XML-filen til din PC.

MERK !!! XML–eksporten starter fra det nivået du står på i arkivplanen, og eksporter de underliggende mapper og dokumenter. Eks. står du i mappen arkivserier, eksporteres kun det som ligger under arkivserier osv.

XML-filen kan brukes til import av innhold til andre IT-systemer eller som vedlegg til ei sak i et NOARK-4 godkjent sak-/arkivsystem.

Eksempel på XML-eksport:

Med jevne mellomrom bør planen arkiveres, slik at man har mulighet for å se historikken i hvilke runtiner/systemer som gjaldt tidligere. Riksarkivet anbefaler periodisering minst hvert annet år, og før det gjøres større oppdateringer.

Periodiseringsfunksjonen finnes på nivået over selve planen. Når du kommer inn på admin-sidene finner du dette nivået ved å gå ett nivå opp. Der vil det ligge minst en plan, samt eventuelle tidligere periodiseringer og/eller utkast til nye planer.

Nederst finner du (dersom du har tilgang til funksjonen) en meny som lar deg velge en plan samt knappen "Periodiser". For å periodisere velger du den planen som pr i dag er gjeldene og trykker "Periodiser".

Det blir da opprettet en ikke-redigerbar kopi av planen du valgte. Denne er som et fotografi av planen slik den var i øyeblikket. Det er ikke meningen at gjeldene plan skal byttes ut med periodiseringen; aktiv plan er levende og oppdateres fortløpende.

NB! Du kan ikke endre på periodiseringen i ettertid. Det er derfor viktig at du gir den et fornuftig navn/tittel i det du oppretter den.