Plan for periodiseringHva er periodisering av arkiv Periodisering betyr at man med jevne mellomrom setter et kontrollert tidsskille i arkivet. I elektronisk journal basert på Noark-standarden foretas det periodisering ved at et utvalg saker avsluttes, og arkivdeler som skal ”settes bort” gis ved gjennomført periodisering status B (bortsatt) og vil dermed ikke lenger være tilgjengelig for nyregistreringer eller andre endringer. De vil allikevel være lett tilgjengelige for søk. Det er tillatt å ha flere avsluttede arkivdeler liggende i databasen. Kopi av avsluttede journalperioder skal uansett deponeres i arkivdepot etter hver periodisering. Det at man kan skille ulike deler av arkivet ut i arkivdeler, gir langt større fleksibilitet ved periodisering og bortsetting. Det er ikke lenger nødvendig å anvende samme periodiseringsprinsipp på alt materiale og man kan operere med flere arkivnøkler i ett og samme arkiv. Det anbefales at man tidlig i planleggingen av en periodisering setter seg godt inn i bruken av arkivdeler. Hvis det ikke er behov for å dele opp arkivet i ulike deler, defineres hele arkivet som en arkivdel. Det er vanlig at man har minst to arkivdeler, da det som regel er mest praktisk å skille ut personalmappene som en egen arkivdel. Hvorfor periodisere Hvis dagligarkivet blir for omfangsrikt og inneholder materiale fra et for langt tidsspenn, blir framfinning et stadig større problem, selv forr elektroniske journaler og elektronisk arkiv. Materialet bli mer uhåndterlig etter hvert som datamengden øker. Vi periodiserer også for å sikre materialet for ettertiden. Periodisering, deponering av elektronisk arkiv, bortsetting av papirarkiv, etablering av historiske arkivdeler og avlevering er med på å legge til rette for økt kvalitet både på dagligarkiv, bortsettingsarkiv og til slutt arkivdepot. Jevnlig periodisering og deponering/avlevering er gode rutiner som gir større sikkerhet i arbeidet med å bevare arkivverdig materiale for framtiden. Det er i tillegg pålegg i arkivforskriften kapittel III B, at arkiv skal periodiseres. Når en arkivperdiode blir avsluttet, skal arkivmaterialet fra perioden skulles ut fra det aktive arkivet. Papirbaserte sakarkiv, journaler, eventuelle journalregister og kopiboka settes i bortsettingsarkiv etter forutsetningene i arkivforskriften § 3-14 når det ikke lenger er behov for å ha det i dagligarkivet. Hva skal periodiseres I henhold til arkivforskriften skal et organs journal og arkiv periodiseres, enten det er papirbasert eller elektronisk. I følge § 3-12 i denne forskriften kan ledelsen for et organ fastsette at enkelte deler av arkivet, for eksempel personalmapper, skal holdes utenfor periodiseringen eller følge spesielle periodiseringsprinsipper. Unntak av denne typen skal spesifiseres i arkivplanen. Når skal man periodisere Det anbefales i § 3-12 i arkivforskriften at en alminnelig arkivperiode er på minst 4-5 år og følger kalenderåret, men det er fullt mulig å ha både lengre og kortere perioder, avhengig av hva som er mest hensiktsmessig. For Landbruksdirektoratet sin del, er det hensiktsmessig å periodisere ved årskiftet 2021/2022, da arkivperioden vil nå være fra 2013 og basen her nå så stor at den vil gi store utfordringer for daglig bruk og ved eventuell overgang til ny versjon av WebSak blant annet. Typer for periodisering Periodisering kan i hovedsak gjøres på to måter, mykt eller skarpt. Hvilken type arkiv man har, og den situasjonen man er i, avgjør om man skal foreta skarpt eller mykt periodeskille. Hovedprinsippene ved periodisering i Noark er det ikke nødvendig å sanere i databasen, men arkivdeler med status B vil være søkbare på linje med aktive arkivdeler. Det er tillatt å ha flere bortsatte arkivdeler i en Noark-database. Følgende prosedyre kan følges: • Ved overlappingsperiodens start settes arkivstatus til O for de arkivdeler hvor det skal gjennomføres periodisering. Dette innebærer at disse arkivdelene automatisk blir sperret for registrering av nye saker. Samtidig opprettes det nye arkivdeler med status A. Disse registreres som arvtakere etter de delene som har fått status O. En og samme arkivdel kan, om ønskelig, registreres som arvtaker etter flere arkivdeler. En arkivdel kan ikke ha mer enn en arvtaker. • Hvis det forekommer papirbaserte arkivdeler, opprettes egne mapper med særskilt farge for den nye perioden, slik at man kan skille saker i den nye perioden fra den gamle. Begge sett mapper oppbevares i aktivt arkiv så lenge overlappingsperioden varer. • I elektronisk arkiv skal man ikke foreta seg noe spesielt. Fordelingen på arkivdeler vil her følge automatisk av registreringene i journalen. • Saker som er nye og dokumenter som senere registreres i disse, knyttes alltid til en arkivdel som har status A (aktiv). • Når et nytt dokument registreres i en sak fra den gamle perioden, det vil si i en arkivdel med status O, flyttes hele saken automatisk til den arkivdel som er arvtaker, og systemet gir beskjed om dette til bruker. Har man elektronisk arkiv, følger alle sakens dokumenter automatisk med journalposten. I de tilfeller der man har papirbasert arkiv, må arkivtjenesten passe på å flytte dokumentene til den fysiske mappen for den nye perioden og eventuelt endre klassering hvis ordningsprinsippet (arkivnøkkelen) er endret i forhold til den gamle perioden. Relasjonen mellom arvtaker og forgjenger gjør det enkelt i ettertid å oppspore hvilken arkivdel saken er overført fra. 9 Ved overlappingsperiodens slutt kontrolleres det at alle saker som fortsatt tilhører arkivdeler med status O (det vil si fra den gamle perioden) er avsluttet, med andre ord, at Sakens status = A. Skulle det være noen saker som ikke er avsluttet etter mer enn to års passivitet, bør saken overføres til arvtakeren. Aktive presedenssaker, det vil si presedenssaker der presedensen ikke er opphevet, overføres til arvtaker. Deretter endres den avsluttede arkivdelens status fra O til B (bortsatt). Den bortsatte arkivdelen er sperret for nye registreringer. For Landbruksdirektoratet sin del vil det være hensiktsmessig å foreta et skarpt skille på de arkivdeler som er knyttet opp mot fagsystemer når disse tas ut av bruk, men mykt periodeskille på arkivdeler som ikke er knyttet opp mot fagsystmer. Følgende arkivdeler vil periodiseres med skarpt skille i 2021: NASK, MELK og WIMPEL, dette fordi fagsystemene til disse er tatt ut av bruk og er tatt uttrekk av fagsystemet. (eSTIL-RMP?) samt at disse arkivdelen skal ikke påføres nye journaler. Følgende arkivdeler vil periodiseres med mykt skille for 1 år i 2021-2022: Sakarkiv, avtale, REINDRIFT og ASPERS (denne arkivdelen vil inneholde oversikt over personalmapper til de som har sluttet i perioden 2013-2021) Følgende arkivdeler vil ikke bli periodisert: PERS – denne arkivdelen er en objektordnet arkivdel, og er mindre godt egnet for å periodisere på vanlig måte. Dette fordi det er ønskelig å ha personalmapper lett tilgjengelig så lenge ansettelsesforholdet varer. Det vil allikevel være ryddig å periodisere personalmapper sammen med resten av arkivet, og praktisk løsning vil da være å sette de avsluttede personalmappene i en egen arkivdel ASPERS (se over). ASPERS opprettes med status B (bortsatt), hvor alle personalmapper som tilhører ansatte som har sluttet overføres til denne. Følgende arkivdeler vil fortsette å løpe, på grunn av at fagsystemet disse arkivdelene tilhører fortsatt er i bruk: SKADE, BRIS, DISKO Arkivelene NASK, MELK og WIMPEL foreslås å overføres til historisk base ved årskifte 2021/2022. Hva må utføres for gjennomføring av periodisering Landbruksdirektoratet har kun elektronisk arkiv for perioden det skal periodiseres for 2013-2021, og vil dermed kun fokusere på de oppgaver som må gjøres i forhold til dette. 1. Varsle arkivverket 2. Før periodiseringen skal gjennomføres, må det informeres til de ansatte om hva som skal skje ved årsskifte, hvorfor dette må gjøres, hva dette vil si for behandling av saker i systemet og hva den enkelte eventuelt må foreta seg i sak-/arkivsystemet websak. 3. Arkivdel NASK, MELK og WIMPEL - kan allerede nå endres til status B (bortsatt) da disse ikke skal være i bruk - legges over til historisk base - ta stikkprøve på saker 4. Arkivdel ASPERS - kan allerede nå opprettes og avsluttede personalmapper kan overføres til denne og settes i status B. 5. Arkivdel AVTALE 1 og SAK 1 - kan opprettes ved årsskiftet og settes i status A 6. Arkivdel REINDRIFT og SAK - settes i status O ved årsskiftet, saker som er opprettet i disse arkivdelene og hvor saksbehandlingen forsetter i 2022 skal overføres til ny arkivdel SAK1 - i løpet av 2022 7. Arkivdel AVTALE - settes i status O ved årsskiftet, saker som er opprettet i disse arkivdelene og hvor saksbehandlingen skal fortsette i 2022 overføres til ny arkivdel AVTALE 1 - i løpet av 2022 8. I løpet av 2022 må arkivdel AVTALE, SAK og REINDRIFT ryddes:
- JP med status R uten dokumenter - avklar med saksbehandler om hvorfor dokument mangler - skal jp utgå kan den feilregistreres - legg merknad på saksmappenivå
- JP med status R med dokument - er disse ved en feil ikke endret til status J? Hvis det så må det gjøres. (journalnr vil det være 2021 eller 2022? hvis det, da må denne jobben gjøres før 2021)
- JP med status M
- Sjekk om riktig arkivkode er brukt
9. Saker med status U - skal være med i utrekket - lag oversikt |