|
På grunn av fylkes- og kommunesammenslåingene fra 01.01.2020, ble ordningsprinsippet (fylkes-, kommune- og gårdsnummer) i topografisk arkiv også endret, samt at gårdsnummer, kommune og fylke ikke lenger ville stemme i sakstitler. Disse endringene førte til nødvendige endringer også i ephorte. Plansaker30.12.2019 ble samtlige plansaker i arkivdelen KHM FORN (KHM FORN = top.ark.) avsluttet. Da sakene ble avsluttet ble alle ubesvarte dokumenter tilhørende arkivdelen automatisk avskrevet og borte fra saksbehandlernes innbokser. En liste over alle ubesvarte/ikke avskrevne dokumenter (saksbehandlernes innbokser), både de som ble borte og de som blie liggende i innboksene ble oversendt til sekskonsleder for AS 18.12.2019 - se ephorte sak 2019/14664. Nye dokumenter tilhørende gamle saker som ble opprettet etter 01.01.2020 måtte arkiveres med nye ordningsverdier (nye fylkes-, kommune- og gårdsnummer), og arkivet måtte derfor opprette nye saker og linke disse til de gamle sakene. Alle dokumenter skapt og ferdigstilt FØR 01.01.2020 skal legges på gammel sak, og arkivet åpner da saken og saksbehandler ferdigstiller saken når dokumentet er på plass. FunnsakerInnleveringssaker fra fylkeskommunene (årlige) ble avsluttet på vanlig måte, og nye innleveringssaker for de nye fylkeskommunene ble opprettet. Funnsaker (gårder) forblir åpne, og funnskjemaer (journalpostene) forblir ufordelt inntil de skal behandles. Svar til finner og fylkeskommune legges på saken hvor funnskjemaet er. Så snart alle funn i en sak er besvart, må saken ferdigstilles og avsluttes. |