Utskriftsvennlig versjon

Daglige postrutiner

Inngående post.

Postmottak og sortering:

Posten Norge AS leverer posten i Servicekontoret i 1.etg. på Rådhuset.

Postansvarlig/stedfortreder henter posten her.

Snillfjord kommune har sentralt postmottak ved post/arkiv-tjenesten på Rådhuset. All post til kommunen skal adresseres til Rådhuset.

Det er kun post/arkiv og politisk sekretær som har adgang til å åpne posten. Dette skal gjøres skjermet.

Den innkommede posten blir så stemplet, sortert og journalført ved det sentrale postmottaket og saksbehandlerne får dokumentene elekstronisk. Det samme gjelder for kommuale enheter utenfor Rådhuset.

Post til ikke-kommunale foretak blir lagt i vedkommendes posthylle på postrommet i 2.etg på Rådhuset.

Arkivuverdig post/informasjonspost (reklame, tidsskrift osv) skilles ut fra saksposten og legges direkte i posthyllene til ansvarlig for området.

Utgående post.

Sending:

All utgående post sendes fra kommuens frankeringsmaskin som står på Rådhuset i 2.etasje.

Pakker sendes via Post i Butikk ved Coop Orkla avd 18 Krokstadøra eller med budbil.

Er det post til andre enheter/institusjoner med posthylle på postrommet, legges posten direkte i vedkommendes posthylle.

Posten går ut fra Rådhuset senest kl. 15.

Rutine for epost: postmottak

Det er post/arkivtjenesten som har ansvaret for kommunens epostmottak. DVS arkivleder eller dens stedfortreder.

Epostene blir fordelt daglig.

Eposter som skal føres legges over i en ESA-mappe og føres derfra inn i ESAK.

Scanning av dokumenter

Skanning

Snillfjord kommune bruker kopimaskiner/kartmaskin til scanning. Dokumenter kan scannes opp til str A0. Deretter blir dokumentene etterbehandlet i Pixedit, før de journalføres og legges inn på riktig sak i ESA.

Det er viktig å sjekke alle dokumenter som blir skannet, sjekke at de står riktig vei, riktig skjerming § etc og at det blir lagt på riktig sak. Det er viktig at blir sjekket at dokumentet er kommet på rett sak. Dersom det er dokumenter unntatt fra offentligheten og vedkommende som får det opp, ikke skal se dette. Til slutt må en huske på å ferdigstille dokumentet, slik at saksbehandlerne får dokumentet elektronisk.

Det er ikke alle dokumenter som er mulig å skanne eller som skal skannes. Dette blir annmerket i kommentarfeltet på sak eller journalpost hvor dette blir oppbevart.

Dokumenter med sensetivt innhold, eks. diagnoser, skannes sladdet. Fullstendig versjon legges inn som vedlegg. Papirutgaven makuleres så.

All inngående dokumenter som blir mottatt på papir, blir fortløpende oppbevart fysisk på sentralarkivet i ett år. Deretter makuleres de.

Utlån internt

Gamle saker er ikke tilgjengelig elektronisk og det kan være behov for å låne ut slike saksmapper. Det skal registreres hvem som er lånetaker og når den er lånt ut. Lånekortet skal legges der den utlånte saken var arkivert. Er det behov for lån kun av enkeltdokumenter, skal det tas kopi. Dokumentene i saksmappen skal holdes samlet /ikke endres.

For gjenstander/dokumenter som ikker er skannet i den elektroniske journalen, skal utlån registreres på saken/journalposten sitt utlånsfelt.

Saksbehandler plikter å levere gjenstanden/dokumentet tilbake så snart som råd.

Journalføring

Arkivverdig post blir journalført i ESA samme dag de blir mottatt. Mottatt dato stempel blir satt på dokumenta manuelt med stempel.

Når det er ferie, stemples dokumenta manuelt dersom ikkke posten journalføres og skannes samme dag.

Avtaler: det opprettes sak/eller den føres på en eks. sak. Orginalen oppbevares i safen hos post/arkiv.

Laster...