Arkivdepot

Interkommunalt arkivdepot

ARKIVDEPOTTJENESTER FOR KOMMUNER I TRØNDELAG

En av de sentrale arbeideoppgavene for Interkommunalt Arkiv Trøndelag iks (IKA) er langtidsoppbevaring av eldre og avsluttet arkiv for medlemskommunene (jfr. arkivforskrifta §§ 5-1 og 5-11). Vi tilbyr derfor følgende arkivdepot tjenester:

PAPIRARKIV

For å kunne oppbevare eldre og avsluttet arkiv over lang tid for medlemskommunene disponerer IKA et moderne arkivmagasin som har hylleinnredning med en kapasitet på 5000 hyllemeter. Lokalet tilfredsstiller arkivforskriftens krav til spesialrom for arkiv (kap. IV).

I dette magasinet oppbevares katalogisert eldre og avsluttet arkiv fra XX kommune. Katalogene vil på sikt gjøres tilgjenglige på Internett av IKA

Instruks for avlevering av papirbasert arkiv til depot ved IKA Trøndelag iksInstruksen skal gjelde for avlevering av papirbasert arkiv til IKA TrøndelagInstruksen bygger på Riksarkivarens "Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner"Tilpassing av kommunens rutiner for periodisk bortsetting av arkiv til instruksen vil gjøre arbeidet med avlevering av arkiv til depot vesentlig mindre ressurskrevende

1. Hva skal avleveres til depot

Kommunen skal avlevere arkiv som er gått ut av administrativ bruk, normalt materiale som er 25 – 30 år gammelt, og arkiver etter organer som er lagt ned eller omorganisert.

IKA Trøndelag tar imot personsensitive arkiver 10 år etter at disse er gått ut av administrativ bruk.

2. Krav til materiale som skal avleveres

2.1 Materialet skal være ordnet, merket og listeført i henhold til bestemmelsene i Arkivforskriften § 5-4. Listen skal settes opp på IKA Trøndelags skjema "Avleveringsliste", og seriene føres opp etter rekkefølgen i Allment arkivskjema.

2.2 Møtebøker, kopibøker, journaler og registre produsert i løsbladform skal være bundet inn før avlevering. I noen tilfelle kan møtebøker arkiveres på emne og plasseres i saksarkivet.

2.3 Saksdokumenter skal legges i omslag og/ eller mapper i syrenøytralt materiale. Omslag og mapper skal være påført informasjon om innholdet (f. eks. saksnummer, tittel, arkivkode, årstall etc.)

2.4 Arkivmateriale som ikke bindes inn skal legges i arkivbokser. IKA er behjelpelig med råd i valg av type bokser

2.5 Registre og evt. andre fortegnelser over deler av arkivet skal følge avleveringen

2.6 Dersom deler av materialet er gradert, underlagt taushetsplikt eller av andre grunner unntatt fra offentligheten, skal dette fremgå av avleveringslisten

3. Prosedyrer for gjennomføring av avlevering

3.1 Kommunen skal kontakte IKA i god til før avleveringen skal gjennomføres. Dette skjer ved oversendelse av skjema "Melding om avlevering". Skjemaet skal inneholde opplysninger om:

  • hvilket/ hvilke organer/arkivskapere som avleverer,
  • hva slags materiale som inngår i avleveringen
  • i hvilket tidsrom materialet er skapt

og en gjennomnummerert liste over de arkivstykker (protokoller og bokser) avleveringen består av.

3.2 IKA kontrollerer listen og returnerer skjemaet som godkjent, eventuelt ber kommunen om at det gjøres endringer før avleveringen finner sted

3.3 Kommunen og IKA blir enige om tidspunkt for avlevering

3.4 Kommunen pakker bokser og protokoller i flyttekasser som nummereres i henhold til avleveringslisten. Kassene settes på paller.

3.5 Kommunen sørger selv for transport!av arkivmaterialet til IKAs magasin. Bilen må ha lukket lasterom og være utstyrt med lift for transport!av paller. Arkivmaterialet bør ikke stå i lasterom over natten.

3.6 IKA tar i mot materialet, setter det opp i magasinet og kontrollerer hvorvidt avleveringen stemmer overens med avleveringslisten. Når avleveringen eventuelt blir godkjent, sender IKA kommunen kvittering for det avleverte materialet.

ELEKTRONISK ARKIV

IKA tilbyr også medlemskommunene depot for avsluttet elektronisk arkivmateriale.

Avlevering av elektronisk arkivmateriale i IKA sine medlemskommuner skal være iht. bestemmelsene i: Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, og rutinebeskrivelser utledet av IKA fra denne.

Avlevering av digitale arkiver (DA)Dette dokumentet er ment å være en veiledning for hvordan kommuner som er eiere av IKA Trøndelag skal avlevere informasjon fra sine IKT-systemer til IKA Trøndelags depot.Veiledningen er først og fremst beregnet på personell som er ansvarlig for avlevering av IKT-systemer i kommunen. Dette innebærer i første rekke arkivleder, systemansvarlige og IKT-personell.

Hva er en elektronisk avlevering?

Når en organisasjon skal sende informasjon fra sine datasystem til langtidsoppbevaring i et depot må dette gjøres på en måte som sikrer at kvaliteten på informasjonen blir så god som mulig i depotet. Derfor finnes det en del regler og krav som arkiveieren må følge ved overleveringen av informasjonen til depotet. Informasjon som overleveres fra et datasystem til depotet i hht. disse reglene sies å være en elektronisk avlevering.
Avleveringsprosedyren er inndelt i to faser.

  • Avleveringen er i de første 25 år etter at IKA Trøndelag har mottatt den å betrakte som et depositum. I denne deponeringsfasen beholder avleverende kommune det fulle ansvar for depositumet, og kommunen må vedlikeholde det aktuelle IKT-systemet og betjene egne brukere av depositumet inntil den formelle avleveringen har funnet sted (se punkt 2 nedenfor). En kommune som deponerer elektronisk arkivmateriale kan følgelig ikke slette arkivdata i sitt IT-system. Kommunen plikter å oppbevare en kopi av materialet som er deponert i IKA Trøndelag, og det skal være utilgjengelig for bruk. Avlevering skjer 25 år etter avslutning og deponering. Det innebærer at IKA Trøndelag overtar alt ansvar for materialet, herunder ansvaret for forvaltning av innsyn og alt videre teknisk vedlikehold. Kommunen kan da slette systemet og kopien av depositumet.

Hva skal avleveres?

Alle IKT-systemer som inneholder informasjon som dokumenterer kommunens saksbehandling skal avleveres.

IKT-systemene kommunen anvender og som skal avleveres til depot kan grupperes innenfor disse hovedkategoriene:

  • Journalsystemer med eller uten tilknyttede elektroniske dokumenter. I denne gruppen kommer de såkalte arkivsystemene som er definert innenfor Koark- og Noark-standardene.
  • Fagsystemer, dvs. registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer for saksbehandling. I denne kategorien vil spesielt klient-/pasientrettede IKT-systemer høre til, men også saksbehandlingssystemer med journalfunksjonalitet inngår i denne kategorien (jfr. Noark-standarden).
  • Andre registre og databaser som dokumenterer organers saksbehandling

Kommunen oppfordres til å ta kontakt med IKA Trøndelag for rådføring med spørsmål om bevaring og kassasjon av elektronisk arkivmateriale.

På bakgrunn av metodikken i den tekniske håndteringen av elektroniske avleveringer skiller IKA Trøndelag mellom følgende avleveringsmetoder:

  • deponering og avlevering fra systemer som følger Noark-4 standard.
  • deponering og avlevering fra øvrige systemer.

En nærmere beskrivelse av hvordan avleveringer teknisk gjennomføres finner du i avsnittet Avlevering fra ulike systemvarianter - kort oversikt.

Hvordan avlevere fra et IKT-system?

Kort beskrivelse av avleveringsmetodikken

Avlevering fra IKT-systemene baserer seg på en migrerings-strategi. Migrering vil si å flytte informasjonen i et IKT-system over på et annet format. IKT-systemene lagrer informasjonen på et databaseformat som er avhengig av hvilket databasesystem IKT-systemet bruker. Databaseformatet er et kodet format, og gjør at informasjonen ikke er lesbar uten at man har databasesystemet til å oversette den fra databaseformatet til lesbar tekst.

Migreringen ved avleveringen består i at informasjonen flyttes fra databaseformatet til lesbar tekst på permanent basis. Dvs. at vi senere ikke trenger databasesystemet for å lese informasjonen i avleveringen. Dette skal være med å sikre at det skal være mulig for mennesker å lese informasjon rett ut av avleveringen uten spesielle hjelpemidler.

Hva er kommunens oppgave

Kommunen har i prinsippet ansvar for at systemet og rutiner rundt dette fungerer i hht. lover og forskrifter så lenge det er i drift. I tillegg har også kommunen ansvar for at informasjon fra arkivverdige IKT-systemer overføres til et godkjent depot, dvs. IKA Trøndelag for alle som er medlemmer hos oss.

1) Holde oversikt over IKT-systemer som skal avleveres.

Det er kommunens plikt å ajourholde arkivplanen slik at den inneholder alle systemer kommunen har som skal avleveres til depot. Hvert system skal ha et periodiseringsintervall, og kommunen må selv følge opp når hvert enkelt system som inneholder bevaringsverdig informasjon skal periodiseres og avleveres.

I tillegg til de periodiske avleveringene er det også andre hendelser som vil føre til at kommunen må avlevere informasjon fra sine IKT-systemer:

  • Alle avleveringspliktige IKT-systemer som avsluttes skal også avleveres til depot.
  • Alle oppgraderinger av avleveringspliktige systemer som fører til skarpt skille vil også medføre at informasjon fra det gamle systemet skal avleveres. Det er viktig å merke seg at informasjonen må avleveres uansett om man velger å konvertere informasjon fra det gamle systemet inn i det nye eller ikke (jfr. overgang fra Noark3 til Noark4).

2) Fastsette når IKT-systemene skal avleveres

Tidspunktet for avlevering fra et IKT-system henger nøye sammen med hvilke periodiseringsintervall IKT-systemet har. Som hovedregel skal et IKT-system avleveres til depot umiddelbart etter at periodiseringen er foretatt.

Hvis det er snakk om IKT-systemer som ikke har periodiseringfunksjoner vil det ikke være mulig å periodisere på normal måte. Derfor blir avleveringen mer en sikkerhetskopi enn en avlevering.

Hvis et kommunalt IKT-system ikke bevarer historikk må kommunen avlevere dette mye oftere enn IKT-systemene som bevarer historikk (jfr Noark og de fleste fagsystemer). En vanlig avleveringssyklus for et slikt system vil være årlige avleveringer.

3) Bistå ved uttrekk av periodisert informasjon

Når man i hht Noark4 periodiserer IKT-systemer kopierer man alle avsluttede saker til en historisk base. Deretter sendes disse sakene til depot (dvs. IKA Trøndelag) på et definert format. Når depot mottar avleveringen skal den sjekkes på ulike måter for å se om avleveringen er i hht. de standardkravene som Noark4 setter. Hvis så er tilfelle er avleveringen godkjent. Hvis avleveringen derimot ikke passerer testen får kommunen tilbakemelding om hvilke feil som er oppdaget. Kommunen må deretter korrigere disse og gjennomføre en ny periodisering av avlevering som igjen skal godkjennes av depot. Denne prosedyren fortsetter helt til avleveringen er godkjent av depot.

Alle andre IKT-systemer (Noark3 og lavere, fagsystemer og andre systemvarianter) skal behandles etter følgende metodikk:

Ved periodiseringstidspunktet skal kommunen sende et uttrekk i XML-format (om XML-formatet) av databasen til IKA Trøndelag på CD eller DVD. Hvis kommunen ikke har kompetanse på dette kan IKA Trøndelag bistå med XML-uttrekket hvis vi har kompetanse på databasen som brukes av systemet. IKA Trøndelag har imidlertid ingen plikt til å ha kompetanse på alle databasevariantene kommunene bruker, så hvis verken kommunen eller IKA Trøndelag har kompetanse til å trekke ut XML må kommunen innhente kompetanse fra eksterne leverandører.

Dokumentasjon som skal følge avleveringen.

For at det skal være mulig for andre å gå inn i informasjon som er avlevert fra et IKT-system må kommunen legge ved en del dokumentasjon til avleveringen. Den dokumentasjonen det dreier seg om er:

  1. Brukerdokumentasjon
  2. Systemdokumentasjon
  3. Dokumentasjon av organisasjonen i den perioden avleveringen er fra.
  4. Når det gjelder fagsystemer skal kommunen også levere med dokumentasjon av hvilke enheter som har brukt systemet, hvilken type informasjon som er registrert (sakstyper, korrespondansetyper og lignende).

Hva er IKA Trøndelags oppgave

Når IKA Trøndelag har mottatt et korrekt XML-uttrekk fra IKT-systemet skal vi gå gjennom en prosedyre for å ferdigstille avleveringen slik at det er god kvalitet på informasjonen og sikre at avleveringen er tilgjengelig for innsyn. For å tilfredsstille disse kravene gjennomgår avleveringen disse rutinene:

Bevaringsvurdering

I datasystemenes databaser finnes det en mengde informasjon, men det er ikke all informasjon som er like nødvendig å bevare. IKA Trøndelag skal gjøre en bevaringsvurdering av hver avlevering for å finne ut hvilken informasjon som er relevant å bevare.

Derfor må IKA Trøndelag gå inn og se gjennom informasjonen i hver avlevering for å finne ut hvilken type informasjon hvert system trenger å bevare for å kunne framstille kommunens saksbehandling godt nok. De delene av databasen som ikke er nødvendig å bevare kan tas ut av avleveringen, slik at man sitter igjen med informasjon som er relevant for saksframstillingen.

I alle datasystemer finnes det også informasjon som ikke tilhører saks- eller klientopplysningene som er registrert. Dette er oftest informasjon som systemet trenger for å administrere seg selv. Denne informasjonen kan også tas ut av avleveringen fordi det ikke påvirker informasjonen om kommunens saksbehandling.

Migrering fra database til tekst

Alle IKT-systemer bruker en eller annen metode for å lagre informasjonen som registreres på en slik måte at det skal være lett å finne tilbake til samme informasjonen i ettertid. Metodikken for langtidsoppbevaring av informasjon fra IKT-systemer som brukes i Norge innebærer at bare informasjonen fra et IKT-system skal bevares, ikke systemet den er registrert i.

I og med at IKT-systemet kasseres vil også metoden for søking og gjenfinning i informasjonen være borte. Vi er derfor nødt til å gå gjennom en prosess som etablerer andre metoder som lar oss gjøre bruk av informasjonen i ettertid. Det første steget i en slik prosess kalles migrering.

Migrering kan oversettes med flytting. I det vi splitter opp et IKT-system i informasjon og system må vi også flytte over informasjonen slik at det er mulig å lese og behandle den med andre verktøy. Den databasen som IKT-systemet brukte til å lagre informasjonen i har også kodet den slik at den er uforståelig. Migreringen sørger for at informasjonen flyttes over til filer med lesbar tekst, men sørger også for at strukturen i informasjonen beholdes slik IKT-systemet lagret den.

Etter migreringsprosessen sitter vi altså igjen med systemets informasjon i en strukturert og lett lesbar form. Men de aller fleste som skal bruke informasjonen vil allikevel være vanskelig tilgjengelig- for det første fordi den er strukturert på en spesiell måte, og for det andre fordi informasjonsmengden er så stor at den er totalt uoversiktlig.

Metadata

Selv om filene i en avlevering er tilgjengelig og lesbar uten at det er behov for annet enn vanlige Windows-programmer, er det nødvendig å innføre en struktur som sier hvordan informasjonen i filene henger sammen og kan danne saker, klientmapper ol.. Denne strukturen som beskriver informasjonen i avleveringen kalles metadata. Metadata betyr "data om data", men et bedre begrep i vårt tilfelle er kanskje metainformasjon ("informasjon om informasjon"), det vil si informasjon som beskriver informasjonen som de ulike filene i avleveringen utgjør.

Riksarkivet har laget en standard for hvilken type metadata depotene skal bruke for å dokumentere informasjonsstruktur og -elementer i en avlevering. Denne standarden heter ADDMML (Archives' Data Description and Manipulation Markup Language). Dokumentasjon av metadata iht. ADDMML kan produseres ved hjelp av programvaren Arkadukt. Arkadukt er et åpent tilgjengelig verktøy som er utviklet og vedlikeholdt av Riksarkivet. I tillegg til de retningslinjene for metadata som ligger til grunn i ADDMML-standarden, har IKAene i Norge laget tilleggsanbefalinger for hvordan ADDMML-standarden skal brukes for å dokumentere informasjonen i avleveringene.

<!-- Nivaa 1: REFERANSE, STRUKTUR, PROSESSER -->

• Arkiv ID (ar_id CDATA #REQUIRED)

• Entydig identifikator for arkivet skal være domenenavn, f.eks. "ika-trondelag.no"

• System ID (sy_id CDATA #REQUIRED)

• Entydig identifikator for systemet, f.eks. "Kontor2000"

<!-- Nivaa 2: DATASETT (mengden av datafiler (tekstfiler) tilhoerende et versjonssett av datauttrekket) -->

• Dataset ID (ds_id CDATA #REQUIRED)

• Entydig identifikator for datasettet, Arkiv ID/System ID/løpenummer (ika-trondelag/Kontor2000/1)

• Beskrivelse av datasett(ds_descr (#PCDATA))

• Beskrivelse av versjons-/datasettets innhold skal være utfyllende

• Format (format (#PCDATA))

• Format for tabelldata skal være XML (Extensible Markup Language)

• Postskille (recsep (#PCDATA))

• Postskille i filene skal være "NO" (=intet fysisk postskille)

<!-- Nivaa 3: FIL -->

• Navn (name CDATA #REQUIRED) / path (CDATA #REQUIRED)

• Det skal benyttes relative path

• Beskrivelse av fil (fi_descr (#PCDATA))

• Beskrivelse av filens innhold skal være utfyllende.

<!-- Nivaa 5: FELT (eg. felttype) -->

• Felt beskrivelse (ft_descr (#PCDATA))

• Alle felt skal gis god beskrivelse av hva feltets innhold betyr

IKA Trøndelag holder gjerne kurs for kommuner som ønsker å lage ferdige avleveringer i hht ADDMML, inkludert bruk av Arkadukt i dette arbeidet.

Testing av avleveringer

Siden avleveringer inneholder store mengder informasjon, er det umulig å kontrollere om avleveringene er komplette uten bruk av spesialiserte IKT-verktøy.

Arkivverket har utviklet et verktøyet Arkade som brukes av blant annet Riksarkivet og Oslo kommunes byarkiv. Dette verktøyet vil etter hvert også IKA Trøndelag ta i bruk.

Arkade kan brukes til å teste mange sider av informasjonen i en avlevering, for eksempel:

  • om navn og adresse er utfylt i klientopplysninger.
  • om dato-felter inneholder gyldige datoer.
  • om det finnes bokstaver i informasjon som bare skal inneholde tall (beløp ol.)

Verktøyet OpenARMS som IKA Trøndelag er med på å utvikle vil også kunne brukes til å teste kvaliteten på avleveringen.

I tillegg finnes det flere andre IKT-verktøy som kan brukes til å teste om informasjonen i avleveringene er av en slik kvalitet at avleveringen kan godkjennes:

  • Verktøy for XML-validering.
  • Verktøy for visning av tekstfiler.
  • Microsoft Excel og Access
  • +++

Bekreftelse på mottatt avlevering

Kommunen skal få tilbakemelding fra IKA Trøndelag om avleveringen er godkjent senest 2 mnd etter at kommunen har oversendt en avlevering fra et IKT-system. Inntil en slik tilbakemelding er gitt fra IKA Trøndelag plikter kommunen seg til ikke å legge ned driften av systemet eller gjøre andre tiltak som påvirker informasjonen i systemet (oppgraderinger ol.). Dette er nødvendig på grunn av at det kan hende at informasjonen i avleveringen er feil i hht. lovverket om avleveringer.

Kommunen må påregne at det kan bli nødvendig å oppdatere informasjonen i systemet som ønskes avlevert. En situasjon som kan føre til dette er hvis informasjonen som avleveringen inneholder viser seg å være utilstrekkelig i hht. lover og regler, eller at avleveringen har andre mangler som påvirker kvaliteten på avleveringen.

Metodikk for avlevering fra ulike systemvarianter.

Avlevering fra ulike systemvarianter - kort oversikt

Nedenfor finner du 4 kategorier av systemer som er og har vært i bruk i kommunene. I hver kategori finner du en kort henvisning til hvordan avleveringen fra den system-kategorien skal foregå.

  • Saksbehandlingssystemer pre Noark - systemer i hht Noark-2 og tidligere.
    Disse behandles på samme måte som andre systemer uten avleverings-funksjoner (fagsystemer, pasient-/klientregistre ol.). Se pkt 4 nedenfor.
    Noark3/Koark-baserte systemer.
    Disse behandles på samme måte som andre systemer uten avleverings-funksjoner (fagsystemer, pasient-/klientregistre ol.). Se pkt 4 nedenfor.
    Noark4-baserte systemer.
    Periodiseringer og avleveringer fra systemer i hht standarden Noark-4 skal utføres i hht de instruksjonene som dokumentasjonen til systemet angir.
    I systemdokumentasjonen til alle Noark-4-systemer skal det finnes veiledning for hvordan periodisering og avlevering skal foregå. Hvis kommunen ikke har kompetanse til å gjennomføre avleveringen kan IKA Trøndelag bistå med veiledning av IKT-personell i kommunen.
    Det er kommunens ansvar å gjennomføre periodiseringen og avleveringen i hht beskrivelsen i denne dokumentasjonen. Datafilene som er resultatet av dette sendes til IKA Trøndelag på CD eller DVD.
    Andre systemer uten avleverings-funksjoner - fagsystemer, pasient-/klientregistre ol.
    Systemer uten periodiserings- og avleveringsfunksjoner kan ikke periodiseres etter Noark-metoden. Kommunen må sende et XML-uttrekk av databasen til IKA Trøndelag som en avlevering.
    Les mer i Hvordan avlevere fra et IKT-system

Tilgang til informasjon fra avleveringen

IKA Trøndelag vil gjøre informasjon fra de elektroniske avleveringene tilgjengelig for arkiveier eller andre som i hht. lover og regler kan få tilgang til materialet. Informasjonen kan leveres på ulike måter, og de som ønsker tilgang skal kunne velge å få tilgang til informasjonen via de metodene som beskrives her.

Direkte tilgang

Direkte tilgang via sikre internettlinjer mellom brukeren og IKA Trøndelag. Dette vil være den foretrukne måten for arkiveier og andre som trenger tilgang til den fullstendige avleveringen. IKA Trøndelag vil bruke programvaren openARMS som publiseringsmedium, og den vil være gratis tilgjengelig for arkiveier.

Kopi av fullstendig avlevering

Oversendelse av informasjon på CD/DVD med visningsprogramvare som gjør brukeren i stand til å søke i informasjonen. Denne muligheten for feks. forskere og andre som trenger tilgang til fullstendig arkivmateriale, men som ikke har anledning til å sitte i våre lokaler eller tilgang til sikre internettlinjer.

Kopi av et utvalg av informasjonen i en avlevering

Uttrekk til elektroniske rapporter som sendes over på CD/DVD. Denne tilgangstypen egner seg for å gi ut små mengder opplysninger, feks. til personer som skal ha innsyn i et begrenset antall saker.

Lover og forskrifter som regulerer avleveringene.

Det eksisterer en del lover og regler som bestemmer hvordan avleveringen skal foregå. De viktigste lovene og forskriftene som regulerer avleveringer er:

  • Arkivlovens §10
    http://www.lovdata.no/all/tl-19921204-126-002.html#10
    Arkivforskriften §5-11 og §5-12
    http://www.lovdata.no/for/sf/kk/tk-19981211-1193-018.html
    Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner (PDF)
    http://www.arkivverket.no/webfelles/av/normalinstruks_kommuner.pdf
  • Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver.
    Kap. VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket.
    http://www.lovdata.no/for/sf/kk/tk-19991201-1566-058.html
    Rapporten fra bevaringsutvalget.
    Hjemmeside som lar deg laste ned rapporten i tre deler: http://www.arkivverket.no/arkivverket/publikasjoner/rapporter/bevaring.html

Created by NXC AS

Created by NXC AS

Laster...