Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Arkivorganisering

Snillfjord kommune har et sentralt arkiv, lokalisert ved rådhuset på Krokstadøra. 41 hl + digitale deponeringer er levert til Arkivdepot ved Ika Trøndelag på Dora i Trondheim.

Snillfjord kommune har i løpet av våren 2014 ferdigstilt nye papir-arkivlokaler i kjelleren på rådhuset. Disse ble tatt i bruk i september 2014.

Det vil i den forbindelse også bli ryddet og utført evt. kassasjon (fjerning av "gullapper", binders, reklame osv.) av det arkivet som skal flyttes.

Arkivet er inndelt i forskjellige avdelinger/soner. Eks. skole, personal, landbruk osv....

Snillfjord kommune har elektronisk arkiv som hovedarkiv, men eldre arkiver er i papir.

Alle henvendelser ang arkiv rettes til post/arkiv-ansvarlig som igjen tar kontakt med saksbehandler/rådmann for å se om vedkommende har innsynsrett.

Det er kun post/arkiv-personal eller dens stedfortreder som fører post.

Systemansvarlige eller "vanlige" saksbehandlere skal ikke føre post i saksbehandlingssystemet.

Dette for å unngå dobbeltføringer og feilføringer.

Post/arkiv-personalet har fått opplæring i ESAK og på frankeringsmaskina.

De er gitt spesielle tilganger i ESAK.

Post/arkiv-personalet i Snillfjord kommune:

Fagleder post/arkiv

Saksbehandler post/arkiv - Servicekontoret

Stedfortreder post/arkiv-ansvarlig: Møtesekretær

Kommunalsjef helse/personal er overordnet for fagleder post/arkiv

Øverste leder for arkiv: Rådmann

FAGSYSTEMER

I fagsystemene er det leder eller andre med gitte tillatelser som fører journaler.

Arkivlokaler

Hovedarkivet er lokalisert i kjelleren på rådhuset.

Her finnes også arkiv for økonomi, ppt, skole, psykisk helse og møtebøker. Dette arkivet er lokalisert i kommunens "tilfluktsrom".

Landbruksarkivet finnes ved Kommunestyresalen. Her er også det tidligere tekniske arkivet.

Snillfjord Omsorgssenter innehar et eldre pasientarkiv som er under rydding for deponering til IKA.

Enhetene utenfor rådhuset innehar et "arbeidsarkiv" som makuleres når de ikke er aktuelle lengere.

Laster...